En muchas ocasiones, cuando me he cargo de los servicios de algunos de mis clientes me encontrado con que no tenían los datos de las cuentas que los gestionaban.
Por ejemplo no tenían los datos de acceso a las webs, o redes sociales o suscripciones que siguen pagando, etc.
Problemas que nos pueden generar el descontrol de las cuentas
En primer lugar, esto es un problema «administrativo» porque si hay que hacer cambios o actualizaciones tienes que estar haciendo trabajo de detectives para recuperar esos datos.
Pero adentrándonos en terrenos más peligrosos, puede suponer un riesgo de seguridad, porque si no tienes controladas las cuentas, puede que las tenga alguien que no debería y que realice acciones que no le están permitidas.
También puede darse el caso de que al no usar una cuenta caduque. Como en el caso de servicios en los que si no entras en un tiempo directamente pueden desactivar o incluso cancelar la cuenta.
Es el caso por ejemplo de WhatsApp que considera una cuenta como inactiva después de 120 días o Twitter después de 6 meses sin conectar.
Otro problema colateral que podemos tener es con las cuentas de recuperación o de autenticación de doble factor.
Y es que cada vez más, todos los servicios online están aumentando la seguridad de los usuarios a base de hacer dos validaciones de las cuentas, ya sea porque haya que configurar una segunda cuenta de recuperación para dar acceso a la primera, como en Gmail, donde puedes poner otra cuenta de correo distinta, incluso de otro proveedor para recibir un código de recuperación si no puedes entrar a tu cuenta de Gmail.
O siendo necesario ingresar un código que nos llega a través de SMS o que genera una herramienta de autenticación como Authy o Google Authenticator.
Organiza todas tus cuentas
Como ves, el no tener controladas tus cuentas puede generar desde tener que hacer unos clics extras hasta perder muchos datos, pasando entre medias por muchos dolores de cabeza.
De modo que es preferible que dediques tiempo a recopilar todos los datos necesarios de tus cuentas.
- Revisar qué cuentas y perfiles tienes: redes sociales, cuentas de correo, acceso a la web, servicios online.
- Cuales son sus datos de acceso (usuario y contraseña).
- Si tienen habilitado el doble factor de autenticación o la recuperación con un método alternativo.
- Quién tiene acceso a esas cuentas.
Por supuesto tenemos que tener muy controlado qué pasa cuando alguien deja de hacerse cargo de una cuenta, si por ejemplo quien la llevaba causa baja en la empresa.
En el caso del servicio online hay que cambiar los datos suficientes para que el antiguo usuario no tenga acceso a ella ni pueda recuperarla.
Y si es una cuenta de correo, lo mismo que el anterior si la cuenta sigue existiendo o haciendo una redirección a otra cuenta si ésta va a ser eliminada.
Ahora toca revisión, ¿tienes controladas todas tus cuentas?
