Imagino que como a mí, a menudo tienes esa sensación de que vas de cabeza y que el tiempo te come.
Para poder evitarlo analizamos en qué momentos perdemos más tiempo y qué podemos automatizar.
Una de las cosas en las que más tiempo se invierte, al menos en mi caso, es en los correos electrónicos.
Yo soy de la generación de los que de pequeño escribían cartas manuscritas que se echaban en un buzón de correos y como nos enseñaban de pequeños, esas cartas debían llevan un protocolo concreto, nada parecido a las misivas del siglo XVI, pero sí unas guías que había que seguir.
Sin embargo ya hace tiempo que entendí que en las comunicaciones por email no había que mantener esos protocolos, cosa que no comparten algunos de mis destinatarios de correo, pues entienden que ser educado es seguir escribiendo mensajes de la época del Romanticismo.
Es por eso que a veces me tachan de «seco» y en alguna ocasión «borde» cuando reciben mis mensajes.
Sin embargo yo creo que precisamente ser educado es no robar tiempo extra a quien recibe mis correos siendo claro y conciso con lo que necesito de ellos, así que siempre procuro seguir estas pautas cuando envío un correo.
Envío un correo sólo cuando es estrictamente necesario
Cuando voy a «tomar prestado» el tiempo de alguien primero pienso en si es necesario hacerlo. Por eso evalúo si es necesario mandar ese email o no.
Ni saludos ni despedidas
No es necesario tener que hacer una introducción al correo con un «buenos días…» o ¿cómo estás…?»
Y por supuesto tampoco es necesario despedirse.
Yo por ejemplo tengo integrado en la firma de email el texto «Un saludo.» que me vale para cualquier situación y no me roba ni un segundo de tiempo.
Brevedad en el contenido
Cuando se manda un email es porque se quiere algo de la otra persona. Ya sea que realice una acción o que dé por recibida una información.
En cualquiera de los casos procuro ser conciso e ir al grano, para que cada unos sepamos lo que tenemos que hacer y para que si en un futuro hay que revisar el email se vea en seguida qué se solicitaba.
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No permitas que por tener poco tiempo dejes de atender tus clientes como se merecen.
En conclusión
En muchas de las descripciones, he mencionado que lo que tengo en cuenta es el tiempo que pretendo ahorrarle al destinatario de mi email, pero lo que pretendo también es ahorrármelo a mí también.
Porque no tengo que estar pensando en fórmulas ni en introducciones o salidas a un texto que sólo tiene una función, provocar una acción que necesito de la otra persona.
Creo que de esta forma el correo sería una herramienta más eficaz.
Un saludo.
