Pongamos el caso que tienes una hoja de cálculo de Google con un listado de personas y una fecha, que puedes ser el ingreso a una academia, la última compra, la última visita a la web, etc. y quieres destacar cuáles son los que han realizado esa acción en el último año.
A continuación te voy a explicar cómo hacerlo.
Lo primero es, por supuesto, disponer de los datos con los que vamos a trabajar.
Para esta explicación he creado este listado.
En él he puesto una serie de nombres y unas fechas.
Convertir los datos al formato de fecha
Lo primero que tenemos que hacer es asegurarnos de que el contenido de la columna FECHAS esté en formato «fecha» para poder operar con ellas.
Para ello seleccionamos todas las celdas de fecha y en el menú hacemos clic en las opciones: Formato > Número > Fecha.
Ahora ya estamos seguros de que nuestro campo FECHAS tiene el formato adecuado.
Repasemos la función HOY()
Antes de continuar vamos a hacer una pequeña parada para entender una de las funciones que vamos a utilizar a continuación, que es la función HOY().
Esta función nos permite incluir en nuestra hoja de cálculo la fecha de hoy, así de sencillo.
Pero mucho ojo porque la fórmula se recalcula según la fecha del equipo. Eso quiere decir que si incluyes la fórmula, te pondrá la fecha de ese momento, pero si abres la hoja de cálculo una semana después, la fecha que aparecerá será la de ese día en el que abres la hoja de cálculo.
Yo por ejemplo utilizo esta fórmula cuando tengo que imprimir un listado que se actualiza de vez en cuando con pequeños cambios.
Incluyo al final del listado el campo de HOY() y al imprimirlo, aparece al pie la fecha de impresión de la lista y así no tengo dudas si al tener dos listados dudo en cuál es el más reciente.
Para insertar la fórmula sólo tenemos que escribir en la celda correspondiente el sigo «=» para indicar que a continuación viene una fórmula y a continuación HOY(). De modo que quedaría:
=HOY()Y así tenemos la fecha del día que se auto calcula.
Una cosa muy interesante que tiene esta fórmula, es que podemos operar con ella.
Si le sumamos o restamos un número lo que estamos haciendo es añadir o quitar días a la fecha de hoy.
Así que si a fórmula HOY() le sumamos 7, lo que muestra es la fecha de dentro de una semana, que se irá recalculando automáticamente.
Volvemos al listado de fechas
Una vez entendida la fórmula de HOY() volvemos nuestros listado y seleccionamos de nuevo todas nuestras fechas y en el menú vamos haciendo clic en: Formato > Formato condicional.
A la derecha de la hoja de cálculo aparece una ventana con los parámetros para configurar nuestro formato.
Ahí nos aparece por orden.
- En qué celdas se va a aplicar el formato de fecha.
- Qué reglas se tienen que cumplir.
- Qué formato se va a aplicar si se cumple la regla.
Como ya teníamos seleccionadas las celdas de las fechas, el intervalo a aplicar ya está seleccionado correctamente, así que pasamos all siguiente paso que es crear la regla.
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Crear la regla de formato
Como vemos, la opción que aparece por defecto es «La celda no está vacía», pero si hacemos clic en le desplegable aparecen muchas más opciones, de las cuales la que nos interesa es «La fecha es posterior»
Una vez seleccionada la opción, nos aparece otro desplegable con las opciones a elegir.
Y como no tenemos la opción de hace un año, que es lo que estamos buscando, seleccionamos «fecha exacta» para fabricarnos nuestro intervalo.
En este campo nos deja introducir un valor o una fórmula. ¿Recuerdas lo que vimos antes sobre la fórmula de HOY() y cómo le podemos añadir o quitar días?
Si no lo recuerdas, repásalo un poco más arriba para que entiendas bien lo que vamos a hacer.
Como lo que queremos es destacar las fechas que corresponden al último año, lo que tenemos que hacer es indicar la fecha de hace un año para que cumpla la condición de que destaque las fechas que van desde ese día hasta hoy.
O sea que lo que hacemos es a la fórmula de HOY(), le restamos 365, que son los días que tiene un año y todo lo que sea posterior a ese día, que se destaque con el formato seleccionado.
Así que introducimos los valores.
=HOY()-365Y vemos como automáticamente se aplica el formato a las fechas que cumplen la condición.
Ya sólo nos queda cambiar los valores de formato si no nos gusta lo que sale por defecto y ya tendremos destacadas las fechas del último año que se irá actualizando según avancen los días.
Conclusión
El formato condicional es una herramienta muy potente con la que puedes hacer combinaciones todo lo complicadas que quieras e incluso puedes añadir varias reglas para que se cumplan acumulativamente.
Espero que este truco te sea de ayuda.
